Η αυτοματοποίηση της διάθεσης εργαζομένων συγκεντρώνει ολόκληρη τη ροή εργασιών σε ένα σύστημα, μειώνει τη χειροκίνητη εργασία και βοηθά τις εταιρείες διάθεσης εργαζομένων να ανταποκρίνονται ταχύτερα στις ανάγκες των πελατών τους.
Όλο και περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν υπηρεσίες διάθεσης εργαζομένων για να βρίσκουν εργαζομένους με τις κατάλληλες δεξιότητες σε σύντομο χρονικό διάστημα. Για τον πελάτη, η διαδικασία μπορεί να φαίνεται απλή: υποβάλλει ένα αίτημα και περιμένει να βρεθεί κατάλληλος εργαζόμενος.
Για μια εταιρεία διάθεσης εργαζομένων, όμως, κάθε αίτημα περιλαμβάνει διάφορα βήματα. Η ομάδα πρέπει να διευκρινίσει τις απαιτήσεις του πελάτη, να βρει κατάλληλους υποψηφίους, να ελέγξει τη διαθεσιμότητά τους, να τους δώσει τις απαραίτητες πληροφορίες για την εργασία και να επιβεβαιώσει ότι ο επιλεγμένος εργαζόμενος θα φτάσει εγκαίρως.
📋 Οι πελάτες υποβάλλουν αιτήματα απευθείας μέσω του συστήματος
Σε μια παραδοσιακή διαδικασία διάθεσης εργαζομένων, οι πελάτες συνήθως στέλνουν τις απαιτήσεις τους τηλεφωνικά ή μέσω email. Στη συνέχεια, ένας συντονιστής πρέπει να καταχωρίσει χειροκίνητα το αίτημα και να συγκεντρώσει τυχόν πληροφορίες που λείπουν.
PiipAi επιτρέπει στους πελάτες να υποβάλλουν αιτήματα απευθείας μέσω της εφαρμογής. Ένα αίτημα μπορεί να περιλαμβάνει:
- περιγραφή της ανάθεσης·
- τον αριθμό των εργαζομένων που απαιτούνται·
- τον τόπο εργασίας·
- τις ώρες έναρξης και λήξης της βάρδιας·
- τις απαιτούμενες δεξιότητες ή την απαιτούμενη εμπειρία·
- οποιεσδήποτε άλλες σχετικές συνθήκες εργασίας.
Όταν όλες οι απαραίτητες πληροφορίες είναι διαθέσιμες εξαρχής στο σύστημα, η αναζήτηση υποψηφίων μπορεί να ξεκινήσει νωρίτερα. Ο συντονιστής δεν χρειάζεται πλέον να συγκεντρώνει πληροφορίες από διαφορετικά κανάλια.
🔎 Το σύστημα εντοπίζει υποψηφίους που πληρούν τις απαιτήσεις
Αφού υποβληθεί ένα αίτημα, PiipAi μπορεί να συγκρίνει τις απαιτήσεις του πελάτη με τα δεδομένα των υποψηφίων.
Η διαδικασία αντιστοίχισης μπορεί να λαμβάνει υπόψη:
- τις δεξιότητες και την προηγούμενη εμπειρία του υποψηφίου·
- προηγούμενους επαγγελματικούς ρόλους·
- την τοποθεσία·
- τη διαθεσιμότητα·
- προηγούμενες αναθέσεις·
- τους όρους που έχει ορίσει ο πελάτης.
Αυτό βοηθά το σύστημα να εντοπίζει υποψηφίους που πληρούν τις απαιτήσεις μιας συγκεκριμένης ανάθεσης. Ο συντονιστής μπορεί να εξετάσει τα αποτελέσματα και, όταν χρειάζεται, να κάνει την τελική επιλογή.
📲 Οι κατάλληλοι υποψήφιοι ειδοποιούνται γρήγορα
Μόλις εντοπιστούν κατάλληλοι υποψήφιοι, το σύστημα μπορεί να τους στείλει αυτόματα τις σχετικές πληροφορίες για την εργασία.
Η ειδοποίηση μπορεί να περιλαμβάνει:
- τον τόπο εργασίας·
- περιγραφή της ανάθεσης·
- τις ώρες έναρξης και λήξης της βάρδιας·
- αμοιβή και συνθήκες εργασίας·
- την προθεσμία απάντησης.
Οι υποψήφιοι μπορούν να επιβεβαιώσουν τη διαθεσιμότητά τους ή να απορρίψουν την προσφορά. Αυτό μειώνει την ανάγκη επικοινωνίας με κάθε υποψήφιο ξεχωριστά και βοηθά τον συντονιστή να εντοπίζει ταχύτερα διαθέσιμους εργαζομένους.
✅ Παρακολούθηση της κατάστασης των αιτημάτων σε ένα σημείο
Η διαδικασία διάθεσης εργαζομένων δεν τελειώνει όταν βρεθεί ένας υποψήφιος. Είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζουμε αν ο εργαζόμενος έχει αποδεχτεί την ανάθεση, έχει λάβει τις απαραίτητες πληροφορίες και θα φτάσει εγκαίρως στην εργασία.
PiipAi επιτρέπει στον συντονιστή να παρακολουθεί την εξέλιξη κάθε αιτήματος σε ένα σύστημα. Μπορεί να δει:
- ποιοι υποψήφιοι πληρούν τις απαιτήσεις·
- ποιοι έχουν λάβει την προσφορά εργασίας·
- ποιοι έχουν αποδεχτεί την ανάθεση·
- αν εξακολουθούν να χρειάζονται περισσότεροι εργαζόμενοι·
- αν απαιτείται αντικαταστάτης.
Έτσι, η ομάδα έχει σαφέστερη εικόνα και μπορεί να ανταποκρίνεται ταχύτερα αν ένας υποψήφιος αποσύρει το ενδιαφέρον του ή ένας εργαζόμενος αδυνατεί να προσέλθει.
⚙️ Λιγότερη χειροκίνητη εργασία
Η αυτοματοποίηση δεν σημαίνει ότι οι άνθρωποι αποκλείονται εντελώς από τη διαδικασία πρόσληψης.
PiipAi έχει σχεδιαστεί για να μειώνει επαναλαμβανόμενες εργασίες, όπως:
- τη χειροκίνητη καταχώριση αιτημάτων·
- την αναζήτηση υποψηφίων έναν προς έναν·
- την επανειλημμένη αποστολή των ίδιων μηνυμάτων·
- τον χειροκίνητο έλεγχο της διαθεσιμότητας·
- την παρακολούθηση της κατάστασης των αιτημάτων σε πολλά υπολογιστικά φύλλα.
Έτσι, οι συντονιστές μπορούν να επικεντρώνονται σε σύνθετες περιπτώσεις, στην επικοινωνία με τους πελάτες και σε αποφάσεις που απαιτούν ανθρώπινη κρίση.
Η αυτοματοποίηση βοηθά τις ομάδες προσλήψεων να αφιερώνουν λιγότερο χρόνο σε επαναλαμβανόμενες εργασίες και περισσότερο στην επικοινωνία με υποψηφίους και στη διαχείριση περιπτώσεων που απαιτούν προσωπική προσοχή. Διαβάστε περισσότερα σχετικά με το πώς η αυτοματοποίηση και η AI αλλάζουν τις προσλήψεις.
📈 Η αυτοματοποίηση της διάθεσης εργαζομένων διευκολύνει τη διαχείριση της διαδικασίας
PiipAi συγκεντρώνει σε ένα σύστημα τα αιτήματα των πελατών, την αντιστοίχιση υποψηφίων, τις ειδοποιήσεις και την κατάσταση των αιτημάτων.
Μια αυτοματοποιημένη ροή εργασιών μπορεί να βοηθήσει στα εξής:
- μείωση του διοικητικού φόρτου·
- επιτάχυνση της αναζήτησης κατάλληλων υποψηφίων·
- βελτίωση της ροής των πληροφοριών·
- μείωση των σφαλμάτων που οφείλονται στη χειροκίνητη καταχώριση δεδομένων.
- παρέχουν σαφέστερη εικόνα για κάθε αίτημα.
Έτσι, η αυτοματοποίηση της διάθεσης εργαζομένων διευκολύνει τη διαχείριση της διαδικασίας τόσο για τους πελάτες όσο και για τους συντονιστές και τους εργαζομένους.
Δοκιμάστε PiipAi δωρεάν για έναν μήνα.
