Automatisering av bemanning samlar hela arbetsflödet i ett och samma system, minskar det manuella arbetet och hjälper bemanningsföretag att snabbare möta kundernas behov.
Allt fler företag använder bemanningstjänster för att snabbt hitta medarbetare med rätt kompetens. För kunden kan processen verka enkel: kunden skickar en beställning och väntar på en lämplig medarbetare.
För ett bemanningsföretag består varje beställning däremot av flera steg. Teamet måste klargöra kundens krav, hitta lämpliga kandidater, kontrollera deras tillgänglighet, lämna nödvändig information om arbetet och bekräfta att den utvalda medarbetaren kommer i tid.
📋 Kunder skickar beställningar direkt via systemet
I en traditionell bemanningsprocess skickar kunder vanligtvis sina krav via telefon eller e-post. En samordnare måste sedan registrera beställningen manuellt och samla in eventuell information som saknas.
PiipAi gör det möjligt för kunder att skicka beställningar direkt via applikationen. En beställning kan innehålla:
- en beskrivning av uppdraget;
- antalet medarbetare som behövs;
- arbetsplatsen;
- skiftets start- och sluttider;
- de kompetenser eller den erfarenhet som krävs;
- andra relevanta arbetsvillkor.
När all nödvändig information finns i systemet från början kan sökandet efter kandidater starta tidigare. Samordnaren behöver inte längre samla in information från flera olika kanaler.
🔎 Systemet hittar kandidater som uppfyller kraven
När en beställning har skickats in, PiipAi kan jämföra kundens krav med kandidatdata.
Matchningen kan ta hänsyn till:
- kandidatens kompetens och tidigare erfarenhet;
- tidigare yrkesroller;
- plats;
- tillgänglighet;
- tidigare uppdrag;
- villkor som kunden har angett.
Det hjälper systemet att hitta kandidater som uppfyller kraven för ett visst uppdrag. Samordnaren kan granska resultaten och vid behov göra det slutliga urvalet.
📲 Lämpliga kandidater kontaktas snabbt
När lämpliga kandidater har identifierats kan systemet automatiskt skicka relevant information om arbetet till dem.
Aviseringen kan innehålla:
- arbetsplatsen;
- en beskrivning av uppdraget;
- skiftets start- och sluttider;
- lön och arbetsvillkor;
- sista svarsdag.
Kandidaterna kan bekräfta att de är tillgängliga eller tacka nej till erbjudandet. Det minskar behovet av att kontakta kandidaterna en och en och hjälper samordnaren att snabbare hitta tillgängliga medarbetare.
✅ Beställningens status kan följas på ett och samma ställe
Bemanningsprocessen är inte över när en kandidat har hittats. Det är också viktigt att veta om medarbetaren har tackat ja till uppdraget, fått nödvändig information och kommer till arbetet i tid.
PiipAi gör det möjligt för samordnaren att följa varje beställning i ett och samma system. Där kan hen se:
- vilka kandidater som uppfyller kraven;
- vem som har fått erbjudandet om arbetet;
- vem som har tackat ja till uppdraget;
- om det fortfarande behövs fler medarbetare;
- om en ersättare behövs.
Det ger teamet en tydligare överblick och hjälper dem att agera snabbare om en kandidat drar sig ur eller en medarbetare inte kan komma till arbetet.
⚙️ Mindre manuellt arbete
Automatisering innebär inte att människor helt tas bort från rekryteringsprocessen.
PiipAi är utformat för att minska återkommande arbetsuppgifter som:
- manuell registrering av beställningar;
- att söka efter kandidater en och en;
- att skicka samma meddelanden om och om igen;
- manuell kontroll av tillgänglighet;
- att följa beställningars status i flera olika kalkylblad.
Samordnarna kan i stället fokusera på komplexa situationer, kundkommunikation och beslut som kräver mänskligt omdöme.
Automatisering hjälper rekryteringsteam att lägga mindre tid på återkommande arbetsuppgifter och mer tid på att kommunicera med kandidater och hantera situationer som kräver personlig uppmärksamhet. Läs mer om hur automatisering och AI förändrar rekryteringen.
📈 Automatisering av bemanning gör processen enklare att hantera
PiipAi samlar kundbeställningar, kandidatmatchning, aviseringar och beställningsstatus i ett och samma system.
Ett automatiserat arbetsflöde kan bidra till att:
- minska den administrativa arbetsbördan;
- snabba upp sökandet efter lämpliga kandidater;
- förbättra informationsflödet;
- minska fel som orsakas av manuell datainmatning;
- ge en tydligare överblick över varje förfrågan.
Därmed blir det enklare att hantera processen för kunder, samordnare och arbetstagare tack vare automatisering av bemanningen.
Prova PiipAi gratis i en månad.
