Automatisering av bemanningsprosessen samler hele arbeidsflyten i ett system, reduserer manuelt arbeid og hjelper bemanningsbyråer med å svare raskere på kundenes behov.
Flere bedrifter bruker bemanningstjenester for å finne medarbeidere med riktig kompetanse på kort varsel. For kunden kan prosessen virke enkel: Kunden sender inn en forespørsel og venter på en egnet medarbeider.
For et bemanningsbyrå innebærer imidlertid hver forespørsel flere trinn. Teamet må avklare kundens behov, finne egnede kandidater, sjekke når de er tilgjengelige, gi dem nødvendig informasjon om oppdraget og bekrefte at den valgte medarbeideren møter opp i tide.
📋 Kundene sender forespørsler direkte gjennom systemet
I en tradisjonell bemanningsprosess sender kundene vanligvis inn behovene sine på telefon eller e-post. En koordinator må deretter registrere forespørselen manuelt og innhente eventuell manglende informasjon.
PiipAi gjør det mulig for kundene å sende forespørsler direkte gjennom applikasjonen. En forespørsel kan inneholde:
- en beskrivelse av oppdraget;
- antall medarbeidere som trengs;
- arbeidsstedet;
- vaktens start- og sluttidspunkt;
- kompetansen eller erfaringen som kreves;
- andre relevante arbeidsvilkår.
Når all nødvendig informasjon er tilgjengelig i systemet fra starten av, kan søket etter kandidater begynne tidligere. Koordinatoren trenger ikke lenger å innhente informasjon fra flere ulike kanaler.
🔎 Systemet finner kandidater som oppfyller kravene
Når en forespørsel er sendt inn, PiipAi kan sammenligne kundens krav med kandidatdata.
I matchingprosessen kan det tas hensyn til:
- kandidatens kompetanse og tidligere erfaring;
- tidligere stillinger;
- bosted;
- tilgjengelighet;
- tidligere oppdrag;
- vilkår spesifisert av kunden.
Dette hjelper systemet med å identifisere kandidater som oppfyller kravene til et bestemt oppdrag. Koordinatoren kan gjennomgå resultatene og ta det endelige valget ved behov.
📲 Egnede kandidater kontaktes raskt
Når egnede kandidater er identifisert, kan systemet automatisk sende dem relevant informasjon om oppdraget.
Varslingen kan inneholde:
- arbeidsstedet;
- en beskrivelse av oppdraget;
- vaktens start- og sluttidspunkt;
- lønn og arbeidsvilkår;
- svarfrist.
Kandidatene kan bekrefte at de er tilgjengelige eller avslå tilbudet. Dermed blir det mindre behov for å kontakte kandidater enkeltvis, og koordinatoren kan raskere finne ut hvilke medarbeidere som er tilgjengelige.
✅ Forespørselens status kan følges på ett sted
Bemanningsprosessen slutter ikke når en kandidat er funnet. Det er også viktig å vite om medarbeideren har takket ja til oppdraget, har mottatt nødvendig informasjon og kommer på jobb i tide.
PiipAi gjør det mulig for koordinatoren å følge fremdriften for hver forespørsel i ett system. Koordinatoren kan se:
- hvilke kandidater som oppfyller kravene;
- hvem som har mottatt tilbudet om oppdraget;
- hvem som har takket ja til oppdraget;
- om det fortsatt trengs flere medarbeidere;
- om det er behov for en erstatter.
Dette gir teamet bedre oversikt og gjør det lettere å reagere raskere hvis en kandidat trekker seg eller en medarbeider ikke kan møte på jobb.
⚙️ Mindre manuelt arbeid
Automatisering betyr ikke at mennesker fjernes helt fra rekrutteringsprosessen.
PiipAi er utviklet for å redusere gjentakende oppgaver som:
- manuell registrering av forespørsler;
- å lete etter kandidater én etter én;
- å sende de samme meldingene gjentatte ganger;
- manuell kontroll av tilgjengelighet;
- å følge statusen på forespørsler i flere regneark.
Koordinatorene kan i stedet konsentrere seg om komplekse situasjoner, kundedialog og beslutninger som krever menneskelig skjønn.
Automatisering hjelper rekrutteringsteam med å bruke mindre tid på gjentakende oppgaver og mer tid på å kommunisere med kandidater og håndtere situasjoner som krever personlig oppfølging. Les mer om hvordan automatisering og kunstig intelligens endrer rekrutteringen.
📈 Automatisering av bemanning gjør prosessen enklere å håndtere
PiipAi samler kundeforespørsler, matching av kandidater, varsler og status for forespørsler i ett system.
En automatisert arbeidsflyt kan bidra til å:
- redusere den administrative arbeidsmengden;
- finne egnede kandidater raskere;
- forbedre informasjonsflyten;
- redusere feil som skyldes manuell dataregistrering.
- gi en tydeligere oversikt over hver forespørsel.
Dermed blir prosessen enklere å håndtere for både kunder, koordinatorer og arbeidstakere når bemanningen automatiseres.
Prøv PiipAi gratis i én måned.
