Die Automatisierung in der Zeitarbeit führt den gesamten Arbeitsablauf in einem System zusammen, verringert den manuellen Aufwand und hilft Personaldienstleistern, schneller auf den Bedarf ihrer Kunden zu reagieren.
Immer mehr Unternehmen nutzen Zeitarbeit, um kurzfristig Arbeitskräfte mit den passenden Kompetenzen zu finden. Für das Kundenunternehmen mag der Ablauf einfach erscheinen: Es stellt eine Anfrage und wartet auf eine geeignete Arbeitskraft.
Für ein Zeitarbeitsunternehmen umfasst jedoch jede Anfrage mehrere Schritte. Das Team muss die Anforderungen des Kunden klären, passende Kandidatinnen und Kandidaten finden, ihre Verfügbarkeit prüfen, die erforderlichen Informationen zum Einsatz bereitstellen und bestätigen, dass die ausgewählte Arbeitskraft pünktlich erscheint.
📋 Kunden stellen Anfragen direkt über das System
Bei einem herkömmlichen Ablauf in der Zeitarbeit übermitteln Kunden ihre Anforderungen meist telefonisch oder per E-Mail. Anschließend muss eine koordinierende Person die Anfrage manuell erfassen und fehlende Informationen einholen.
PiipAi ermöglicht es Kunden, Anfragen direkt über die Anwendung einzureichen. Eine Anfrage kann Folgendes enthalten:
- eine Beschreibung des Einsatzes;
- die Anzahl der benötigten Arbeitskräfte;
- den Arbeitsort;
- Beginn und Ende der Schicht;
- die erforderlichen Kompetenzen oder Berufserfahrungen;
- weitere relevante Arbeitsbedingungen.
Wenn alle erforderlichen Informationen von Anfang an im System vorliegen, kann die Suche nach passenden Kandidatinnen und Kandidaten früher beginnen. Die koordinierende Person muss Informationen dann nicht mehr über mehrere verschiedene Kanäle zusammentragen.
🔎 Das System findet passende Kandidatinnen und Kandidaten
Sobald eine Anfrage eingereicht wurde, PiipAi kann das System die Anforderungen des Kunden mit den Bewerberdaten abgleichen.
Beim Abgleich können folgende Kriterien berücksichtigt werden:
- Kompetenzen und bisherige Berufserfahrung der Bewerberin oder des Bewerbers;
- bisherige Tätigkeiten;
- Standort;
- Verfügbarkeit;
- bisherige Einsätze;
- vom Kunden festgelegte Bedingungen.
So kann das System Kandidatinnen und Kandidaten ermitteln, die die Anforderungen eines bestimmten Einsatzes erfüllen. Die koordinierende Person kann die Ergebnisse prüfen und bei Bedarf die endgültige Auswahl treffen.
📲 Passende Kandidatinnen und Kandidaten werden schnell kontaktiert
Sobald passende Kandidatinnen und Kandidaten gefunden wurden, kann das System ihnen automatisch die relevanten Informationen zum Einsatz senden.
Die Benachrichtigung kann Folgendes enthalten:
- den Arbeitsort;
- eine Beschreibung des Einsatzes;
- Beginn und Ende der Schicht;
- Vergütung und Arbeitsbedingungen;
- die Rückmeldefrist.
Kandidatinnen und Kandidaten können ihre Verfügbarkeit bestätigen oder das Angebot ablehnen. So müssen sie nicht einzeln kontaktiert werden, und die koordinierende Person kann schneller verfügbare Arbeitskräfte ermitteln.
✅ Anfragestatus zentral nachverfolgen
Der Ablauf in der Zeitarbeit endet nicht damit, dass eine passende Person gefunden wurde. Wichtig ist auch zu wissen, ob die Arbeitskraft den Einsatz angenommen und die erforderlichen Informationen erhalten hat und pünktlich zur Arbeit erscheinen wird.
PiipAi ermöglicht es der koordinierenden Person, den Fortschritt jeder Anfrage in einem System nachzuverfolgen. Sie kann sehen:
- welche Kandidatinnen und Kandidaten die Anforderungen erfüllen;
- wer das Einsatzangebot erhalten hat;
- wer den Einsatz angenommen hat;
- ob noch weitere Arbeitskräfte benötigt werden;
- ob eine Ersatzkraft benötigt wird.
So erhält das Team einen besseren Überblick und kann schneller reagieren, wenn eine Person absagt oder eine Arbeitskraft nicht erscheinen kann.
⚙️ Weniger manuelle Arbeit
Automatisierung bedeutet nicht, Menschen vollständig aus dem Bewerbungsprozess herauszunehmen.
PiipAi ist darauf ausgelegt, wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren, etwa:
- Anfragen manuell erfassen;
- Kandidatinnen und Kandidaten einzeln suchen;
- dieselben Nachrichten wiederholt versenden;
- die Verfügbarkeit manuell prüfen;
- Anfragestatus in mehreren Tabellen nachverfolgen.
Koordinierende Personen können sich stattdessen auf komplexe Situationen, die Kommunikation mit Kunden und Entscheidungen konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen erfordern.
Automatisierung hilft Recruiting-Teams, weniger Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben und mehr Zeit mit der Kommunikation mit Kandidatinnen und Kandidaten sowie mit Situationen zu verbringen, die persönliche Betreuung erfordern. Erfahren Sie mehr darüber, wie Automatisierung und KI das Recruiting verändern.
📈 Automatisierung in der Zeitarbeit macht Abläufe leichter steuerbar
PiipAi führt Kundenanfragen, den Abgleich mit Kandidatinnen und Kandidaten, Benachrichtigungen und Anfragestatus in einem System zusammen.
Ein automatisierter Arbeitsablauf kann dabei helfen:
- den Verwaltungsaufwand zu verringern;
- die Suche nach passenden Kandidatinnen und Kandidaten zu beschleunigen;
- den Informationsfluss zu verbessern;
- Fehler durch manuelle Dateneingabe zu reduzieren.
- einen klareren Überblick über jede Anfrage bieten.
Dadurch lässt sich die Personalvermittlung durch Automatisierung für Kunden, Koordinatoren und Arbeitskräfte gleichermaßen einfacher verwalten.
Teste PiipAi einen Monat kostenlos.
