Henkilöstövuokrauksen automatisointi kokoaa koko työnkulun yhteen järjestelmään, vähentää manuaalista työtä ja auttaa henkilöstövuokrausyrityksiä vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin nopeammin.
Yhä useammat yritykset käyttävät henkilöstövuokrauspalveluja löytääkseen sopivan osaamisen omaavia työntekijöitä lyhyellä varoitusajalla. Asiakkaalle prosessi voi vaikuttaa yksinkertaiselta: hän lähettää pyynnön ja jää odottamaan sopivaa työntekijää.
Henkilöstövuokrausyritykselle jokaiseen pyyntöön liittyy kuitenkin useita vaiheita. Tiimin on selvitettävä asiakkaan vaatimukset, löydettävä sopivia ehdokkaita, tarkistettava heidän saatavuutensa, annettava tarvittavat työtehtävän tiedot ja varmistettava, että valittu työntekijä saapuu ajoissa.
📋 Asiakkaat lähettävät pyynnöt suoraan järjestelmän kautta
Perinteisessä henkilöstövuokrausprosessissa asiakkaat lähettävät yleensä vaatimuksensa puhelimitse tai sähköpostitse. Tämän jälkeen koordinaattorin on kirjattava pyyntö manuaalisesti ja kerättävä puuttuvat tiedot.
PiipAi antaa asiakkaille mahdollisuuden lähettää pyyntöjä suoraan sovelluksen kautta. Pyyntö voi sisältää:
- kuvauksen työtehtävästä;
- tarvittavien työntekijöiden määrän;
- työskentelypaikan;
- vuoron alkamis- ja päättymisajat;
- vaadittavan osaamisen tai kokemuksen;
- muut olennaiset työehdot.
Kun kaikki tarvittavat tiedot ovat alusta alkaen järjestelmässä, ehdokkaiden haku voidaan aloittaa nopeammin. Koordinaattorin ei enää tarvitse kerätä tietoja useista eri kanavista.
🔎 Järjestelmä etsii vaatimukset täyttäviä ehdokkaita
Kun pyyntö on lähetetty, PiipAi voi verrata asiakkaan vaatimuksia ehdokkaiden tietoihin.
Sopivuutta arvioitaessa voidaan ottaa huomioon:
- ehdokkaan osaaminen ja aiempi kokemus;
- aiemmat työtehtävät;
- sijainti;
- saatavuus;
- aiemmat toimeksiannot;
- asiakkaan määrittelemät ehdot.
Näin järjestelmä auttaa tunnistamaan ehdokkaat, jotka täyttävät tietyn työtehtävän vaatimukset. Koordinaattori voi tarkastella tuloksia ja tarvittaessa tehdä lopullisen valinnan.
📲 Sopiviin ehdokkaisiin otetaan nopeasti yhteyttä
Kun sopivat ehdokkaat on tunnistettu, järjestelmä voi lähettää heille automaattisesti työtehtävän kannalta olennaiset tiedot.
Ilmoitus voi sisältää:
- työskentelypaikan;
- kuvauksen työtehtävästä;
- vuoron alkamis- ja päättymisajat;
- palkan ja työehdot;
- vastaamisen määräajan.
Ehdokkaat voivat vahvistaa saatavuutensa tai kieltäytyä tarjouksesta. Tämä vähentää tarvetta ottaa yhteyttä ehdokkaisiin yksitellen ja auttaa koordinaattoria löytämään vapaat työntekijät nopeammin.
✅ Pyyntöjen tilaa voi seurata yhdessä paikassa
Henkilöstövuokrausprosessi ei pääty siihen, että ehdokas löytyy. On myös tärkeää tietää, onko työntekijä hyväksynyt toimeksiannon, saanut tarvittavat tiedot ja saapuuko hän töihin ajoissa.
PiipAi antaa koordinaattorille mahdollisuuden seurata kunkin pyynnön etenemistä yhdessä järjestelmässä. Hän näkee:
- mitkä ehdokkaat täyttävät vaatimukset;
- kuka on saanut työtarjouksen;
- kuka on hyväksynyt toimeksiannon;
- tarvitaanko vielä lisää työntekijöitä;
- tarvitaanko sijainen.
Tämä antaa tiimille selkeämmän yleiskuvan ja auttaa reagoimaan nopeammin, jos ehdokas peruu osallistumisensa tai työntekijä ei pääse paikalle.
⚙️ Vähemmän manuaalista työtä
Automaatio ei tarkoita ihmisten poistamista kokonaan rekrytointiprosessista.
PiipAi on suunniteltu vähentämään toistuvia tehtäviä, kuten:
- pyyntöjen manuaalista kirjaamista;
- ehdokkaiden etsimistä yksi kerrallaan;
- samojen viestien toistuvaa lähettämistä;
- saatavuuden manuaalista tarkistamista;
- pyyntöjen tilan seuraamista useissa eri taulukkolaskentatiedostoissa.
Koordinaattorit voivat sen sijaan keskittyä monimutkaisiin tilanteisiin, asiakasviestintään ja päätöksiin, jotka vaativat ihmisen harkintaa.
Automaatio auttaa rekrytointitiimejä käyttämään vähemmän aikaa toistuviin tehtäviin ja enemmän aikaa ehdokkaiden kanssa viestimiseen sekä henkilökohtaista huomiota vaativien tilanteiden hoitamiseen. Lue lisää siitä, miten automaatio ja tekoäly muuttavat rekrytointia.
📈 Henkilöstövuokrauksen automatisointi helpottaa prosessin hallintaa
PiipAi kokoaa asiakkaiden pyynnöt, ehdokkaiden haun, ilmoitukset ja pyyntöjen tilat yhteen järjestelmään.
Automatisoitu työnkulku voi auttaa:
- vähentämään hallinnollista työmäärää;
- nopeuttamaan sopivien ehdokkaiden etsintää;
- parantamaan tiedonkulkua;
- vähentämään manuaalisen tietojen syöttämisen aiheuttamia virheitä;
- antaa selkeämmän yleiskuvan jokaisesta pyynnöstä.
Tämän ansiosta vuokratyövoiman hankinnan automatisointi helpottaa prosessin hallintaa niin asiakkaille, koordinaattoreille kuin työntekijöillekin.
Kokeile PiipAi maksutta yhden kuukauden ajan.
