Att manuellt hantera medarbetarnas arbetstider, närvaro och arbetsuppgifter kan vara tidskrävande och öka risken för fel. Det kan vara särskilt utmanande för företag där medarbetare arbetar i skift, rör sig mellan olika platser eller utför arbetsuppgifter utanför kontoret.
PiipAi samlar information om arbetstid och närvaro i ett och samma system. Det hjälper företag att minska manuellt arbete, förbättra bemanningssamordningen och snabbare hantera oväntade förändringar.
Här är tre PiipAi-funktioner som effektiviserar tidrapportering och närvarohantering.
⏱️ Tidrapportering online
Tidrapporter som fylls i på papper eller i kalkylblad kan leda till fel, ta mycket tid och göra det svårare att kontrollera uppgifterna.
Med PiipAis system för tidrapportering online kan företag hantera följande på ett och samma ställe:
- arbetstid;
- raster;
- övertid;
- närvaro.
- skiftets start- och sluttider.
Systemet kan anpassas efter varje företags arbetsprocesser och behov. Medarbetarna kan registrera sina arbetstimmar enklare, samtidigt som cheferna får en aktuell överblick över arbetstid och arbetsbelastning.
Det minskar det manuella administrationsarbetet och bidrar till att förebygga fel i tidsregistreringen.
📍 Platsbaserad personalhantering
Platsdata kan vara användbara för företag vars medarbetare rör sig mellan olika arbetsplatser, kunder eller arbetsområden under dagen.
När funktionen är lämpligt konfigurerad kan den platsbaserade funktionen ge en överblick över:
- om en medarbetare har kommit till den tilldelade arbetsplatsen;
- när en arbetsuppgift påbörjades;
- om en medarbetare behöver instruktioner eller en ny arbetsuppgift;
- i vilket område det finns en tillgänglig medarbetare.
Det hjälper företagen att planera arbetsuppgifter mer effektivt och kommunicera snabbare med medarbetarna.
När platsdata används måste företaget fastställa ett tydligt syfte, endast samla in den information som behövs för att utföra arbetsrelaterade uppgifter och i förväg informera medarbetarna om hur deras data kommer att användas. Samtycke från medarbetaren är inte alltid en lämplig rättslig grund i ett anställningsförhållande, eftersom det råder en maktobalans mellan arbetsgivaren och medarbetaren.
✅ Närvarokontroll före skiftet
Oväntad frånvaro eller förseningar kan störa verksamheten, särskilt vid skiftarbete eller arbete på olika arbetsplatser.
PiipAis närvarokontroll före skiftet hjälper till att i förväg upptäcka situationer där en medarbetare kanske inte kommer till arbetet i tid.
Systemet kan skicka ett SMS eller en avisering till medarbetaren och be hen bekräfta om hen kommer till arbetet. Om medarbetaren meddelar att hen inte kan komma kan systemet börja söka efter en ersättare och förse den personen med nödvändig arbetsinformation.
Det går även att använda ett automatiserat samtal, där medarbetaren kan svara med telefonens knappsats. Vid försening kan systemet fråga efter en beräknad ankomsttid och vidarebefordra den till chefen.
Det gör att företaget kan agera innan skiftet börjar och minska antalet ändringar i sista minuten.
📊 Effektivare personalhantering och mindre manuellt arbete
PiipAi hjälper företag att samla information om arbetstid, närvaro och personalhantering i ett och samma system. Automatiska aviseringar och arbetsflöden kan minska den administrativa arbetsbördan och ge chefer en tydligare överblick över den dagliga verksamheten.
PiipAi samlar information om medarbetarnas tidsregistrering, närvaro och personalhantering i ett och samma system.
Prova PiipAi gratis i en månad.
