Töötajate tööaja, kohaloleku ja tööülesannete käsitsi haldamine võib võtta palju aega ning suurendada vigade tekkimise võimalust. Eriti keeruline võib see olla ettevõtetes, kus töötajad töötavad vahetustega, liiguvad erinevate objektide vahel või täidavad ülesandeid väljaspool kontorit.

PiipAi aitab koondada tööaja ja kohalolekuga seotud teabe ühte süsteemi. Nii saab ettevõte vähendada käsitsi tehtavat tööd, parandada töökorraldust ja reageerida kiiremini ootamatutele muudatustele.

Vaatame kolme PiipAi funktsiooni, mis aitavad töötajate tööaega ja kohalolekut tõhusamalt hallata.

⏱️ Veebipõhine tööajaarvestus

Paberil või tabelites täidetavad tööajatabelid võivad põhjustada vigu, võtta palju aega ja raskendada andmete kontrollimist.

PiipAi veebipõhine tööajaarvestus võimaldab hallata ühes kohas:

• töötunde;
• pause;
• ületunde;
• kohalolekut;
• vahetuste algus- ja lõpuaegu.

Süsteemi saab kohandada vastavalt ettevõtte töökorraldusele ja vajadustele. Töötajatel on lihtsam oma töötunde sisestada ning juhtidel on ajakohane ülevaade tööajast ja koormusest.

See vähendab käsitsi tehtavat administratiivset tööd ja aitab ennetada tööajaarvestuses tekkivaid vigu.

📍 Asukohapõhine töökorraldus

Asukohateave võib olla kasulik ettevõtetele, kelle töötajad liiguvad tööpäeva jooksul erinevate objektide, klientide või tööpiirkondade vahel.

Sobiva seadistuse korral aitab asukohapõhine funktsioon saada ülevaate sellest:

• kas töötaja on jõudnud määratud töökohta;
• millal ülesande täitmine algas;
• kas töötaja vajab juhiseid või uut tööülesannet;
• millises piirkonnas on vaba töötaja.

See võimaldab tööülesandeid paremini planeerida ja töötajatega kiiremini suhelda.

Asukohateabe kasutamisel tuleb määrata selge eesmärk, jälgida ainult tööülesannete täitmiseks vajalikku teavet ning töötajaid andmete kasutamisest eelnevalt informeerida. Tutvu ka töötajate isikuandmete töötlemise nõuetega. Töötajate nõusolek ei pruugi töösuhtes olla sobiv õiguslik alus, sest tööandja ja töötaja vahel on sõltuvussuhe.

✅ Tööeelne kohalolekukontroll

Ootamatu puudumine või hilinemine võib põhjustada töökatkestusi, eriti vahetustega või objektipõhises töös.

PiipAi tööeelne kohalolekukontroll aitab varakult tuvastada olukordi, kus töötaja ei pruugi õigeks ajaks tööle jõuda.

Süsteem võib saata töötajale SMS-i või teavituse, milles palutakse kinnitada, kas ta jõuab tööle. Kui töötaja teatab, et ta ei saa tulla, saab süsteem alustada asendaja leidmist ning edastada talle vajaliku tööinfo.

Võimalik on kasutada ka automaatkõnet, millele töötaja saab vastata telefoni klaviatuuri abil. Hilinemise korral võib süsteem küsida saabumise hinnangulist aega ja edastada selle juhile.

Nii saab ettevõte reageerida puudumisele enne vahetuse algust ning vähendada viimase hetke ümberkorraldusi.

📊 Tõhusam töökorraldus ja vähem käsitsi tehtavat tööd

PiipAi aitab ettevõtetel koondada tööaja, kohaloleku ja töökorraldusega seotud info ühte süsteemi. Automatiseeritud teavitused ja töövood võivad vähendada administratiivset koormust ning anda juhtidele parema ülevaate igapäevasest töökorraldusest.

Töötajate andmeid tuleb seejuures töödelda läbipaistvalt, eesmärgipäraselt ja ainult vajalikus ulatuses.

Proovi PiipAi lahendust tasuta ühe kuu jooksul.