Die Arbeitszeiten, Anwesenheit und Aufgaben von Mitarbeitenden manuell zu verwalten, kann zeitaufwendig sein und das Fehlerrisiko erhöhen. Besonders herausfordernd kann das für Unternehmen sein, deren Mitarbeitende im Schichtbetrieb arbeiten, zwischen verschiedenen Standorten wechseln oder Aufgaben außerhalb des Büros erledigen.
PiipAi bündelt Informationen zu Arbeitszeiten und Anwesenheit in einem System. So können Unternehmen manuelle Arbeit reduzieren, den Personaleinsatz besser koordinieren und schneller auf unerwartete Änderungen reagieren.
Sehen wir uns drei PiipAi-Funktionen an, die Arbeitszeiterfassung und Anwesenheitsmanagement effizienter machen.
⏱️ Online-Zeiterfassung
Auf Papier oder in Tabellen erfasste Arbeitszeiten können zu Fehlern führen, viel Zeit in Anspruch nehmen und die Überprüfung der Daten erschweren.
Mit dem Online-Zeiterfassungssystem von PiipAi können Unternehmen Folgendes an einem Ort verwalten:
- Arbeitszeiten;
- Pausen;
- Überstunden;
- Anwesenheit.
- Beginn und Ende der Schicht.
Das System lässt sich an die Arbeitsabläufe und Anforderungen jedes Unternehmens anpassen. Beschäftigte können ihre Arbeitszeiten einfacher erfassen, während Führungskräfte einen aktuellen Überblick über Arbeitszeiten und Arbeitsbelastung erhalten.
Das verringert den manuellen Verwaltungsaufwand und hilft, Fehler bei der Zeiterfassung zu vermeiden.
📍 Standortbasiertes Personaleinsatzmanagement
Standortdaten können für Unternehmen nützlich sein, deren Beschäftigte im Laufe des Tages zwischen verschiedenen Standorten, Kunden oder Arbeitsbereichen wechseln.
Bei entsprechender Konfiguration bietet die standortbasierte Funktion einen Überblick darüber:
- ob eine beschäftigte Person am zugewiesenen Arbeitsplatz angekommen ist;
- wann eine Aufgabe begonnen wurde;
- ob eine beschäftigte Person Anweisungen oder einen neuen Auftrag benötigt;
- in welchem Bereich eine Arbeitskraft verfügbar ist.
So können Unternehmen Aufgaben effektiver planen und schneller mit Beschäftigten kommunizieren.
Bei der Nutzung von Standortdaten muss das Unternehmen einen klaren Zweck festlegen, nur die Informationen erfassen, die für die Erledigung arbeitsbezogener Aufgaben erforderlich sind, und die Beschäftigten im Voraus darüber informieren, wie ihre Daten verwendet werden. Die Einwilligung von Beschäftigten ist in einem Arbeitsverhältnis möglicherweise nicht immer eine geeignete Rechtsgrundlage, da zwischen Arbeitgeber und beschäftigter Person ein Machtungleichgewicht besteht.
✅ Anwesenheitsabfrage vor Schichtbeginn
Unerwartete Abwesenheiten oder Verspätungen können den Betriebsablauf stören, insbesondere bei Schicht- oder standortbasierter Arbeit.
Mit der Anwesenheitsabfrage vor Schichtbeginn von PiipAi lässt sich frühzeitig erkennen, wenn eine beschäftigte Person möglicherweise nicht pünktlich zur Arbeit erscheint.
Das System kann der beschäftigten Person eine SMS oder Benachrichtigung senden und sie bitten, zu bestätigen, ob sie zur Arbeit erscheint. Meldet die Person, dass sie nicht kommen kann, kann das System mit der Suche nach einer Vertretung beginnen und dieser die erforderlichen Arbeitsinformationen bereitstellen.
Auch ein automatisierter Anruf ist möglich, auf den die beschäftigte Person über die Telefontastatur antworten kann. Bei einer Verspätung kann das System nach der voraussichtlichen Ankunftszeit fragen und diese an die Führungskraft weiterleiten.
So kann das Unternehmen reagieren, bevor die Schicht beginnt, und kurzfristige Änderungen reduzieren.
📊 Effizienteres Personaleinsatzmanagement und weniger manuelle Arbeit
PiipAi führt Informationen zu Arbeitszeiten, Anwesenheit und Personaleinsatzmanagement in einem System zusammen. Automatisierte Benachrichtigungen und Arbeitsabläufe können den Verwaltungsaufwand verringern und Führungskräften einen besseren Überblick über das Tagesgeschäft verschaffen.
PiipAi führt Zeiterfassung, Anwesenheitsdaten und Informationen zum Personaleinsatzmanagement in einem System zusammen.
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