Η χειροκίνητη διαχείριση του ωραρίου, της παρουσίας και των εργασιών των εργαζομένων μπορεί να είναι χρονοβόρα και να αυξήσει τον κίνδυνο λαθών. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα δύσκολο για εταιρείες όπου οι εργαζόμενοι εργάζονται σε βάρδιες, μετακινούνται μεταξύ διαφορετικών τοποθεσιών ή εκτελούν εργασίες εκτός γραφείου.
Η PiipAi συγκεντρώνει τις πληροφορίες για τον χρόνο εργασίας και τις παρουσίες σε ένα σύστημα. Έτσι, οι εταιρείες μπορούν να μειώσουν τη χειρωνακτική εργασία, να βελτιώσουν τον συντονισμό του εργατικού δυναμικού και να ανταποκρίνονται ταχύτερα σε απρόβλεπτες αλλαγές.
Ας δούμε τρεις λειτουργίες της PiipAi που κάνουν πιο αποτελεσματική την καταγραφή χρόνου εργασίας και τη διαχείριση παρουσιών εργαζομένων.
⏱️ Ηλεκτρονική καταγραφή χρόνου εργασίας
Τα φύλλα καταγραφής ωρών εργασίας που συμπληρώνονται σε χαρτί ή υπολογιστικά φύλλα μπορεί να οδηγήσουν σε λάθη, να απαιτούν πολύ χρόνο και να δυσκολεύουν την επαλήθευση των δεδομένων.
Το ηλεκτρονικό σύστημα καταγραφής χρόνου εργασίας της PiipAi επιτρέπει στις εταιρείες να διαχειρίζονται τα εξής σε ένα σημείο:
- ώρες εργασίας·
- διαλείμματα·
- υπερωρίες·
- παρουσίες·
- τις ώρες έναρξης και λήξης της βάρδιας.
Το σύστημα μπορεί να προσαρμοστεί στις διαδικασίες εργασίας και τις απαιτήσεις κάθε εταιρείας. Οι εργαζόμενοι μπορούν να καταγράφουν πιο εύκολα τις ώρες εργασίας τους, ενώ οι managers έχουν μια ενημερωμένη εικόνα του χρόνου εργασίας και του φόρτου εργασίας.
Αυτό μειώνει τη χειροκίνητη διοικητική εργασία και συμβάλλει στην αποτροπή σφαλμάτων στα αρχεία χρόνου εργασίας.
📍 Διαχείριση εργατικού δυναμικού βάσει τοποθεσίας
Τα δεδομένα τοποθεσίας μπορεί να είναι χρήσιμα για εταιρείες των οποίων οι εργαζόμενοι μετακινούνται κατά τη διάρκεια της ημέρας μεταξύ διαφορετικών εγκαταστάσεων, πελατών ή χώρων εργασίας.
Όταν έχει διαμορφωθεί κατάλληλα, η λειτουργία βάσει τοποθεσίας μπορεί να παρέχει εικόνα για τα εξής:
- αν ένας εργαζόμενος έχει φτάσει στον χώρο εργασίας που του έχει ανατεθεί·
- πότε ξεκίνησε μια εργασία·
- αν ένας εργαζόμενος χρειάζεται οδηγίες ή νέα ανάθεση·
- σε ποια περιοχή υπάρχει διαθέσιμος εργαζόμενος.
Αυτό βοηθά τις εταιρείες να προγραμματίζουν αποτελεσματικότερα τις εργασίες και να επικοινωνούν πιο γρήγορα με τους εργαζομένους.
Όταν χρησιμοποιούνται δεδομένα τοποθεσίας, η εταιρεία πρέπει να ορίζει σαφή σκοπό, να συλλέγει μόνο τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την εκτέλεση εργασιακών καθηκόντων και να ενημερώνει εκ των προτέρων τους εργαζομένους για τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιηθούν τα δεδομένα τους. Η συγκατάθεση του εργαζομένου ενδέχεται να μην αποτελεί πάντοτε κατάλληλη νομική βάση στο πλαίσιο μιας εργασιακής σχέσης, λόγω της ανισορροπίας ισχύος μεταξύ εργοδότη και εργαζομένου.
✅ Έλεγχος παρουσίας πριν από τη βάρδια
Μια απρόσμενη απουσία ή καθυστέρηση μπορεί να διαταράξει τη λειτουργία, ιδιαίτερα σε εργασία με βάρδιες ή σε συγκεκριμένες εγκαταστάσεις.
Ο έλεγχος παρουσίας πριν από τη βάρδια του PiipAi βοηθά στον έγκαιρο εντοπισμό περιπτώσεων κατά τις οποίες ένας εργαζόμενος ενδέχεται να μην φτάσει εγκαίρως στην εργασία του.
Το σύστημα μπορεί να στείλει στον εργαζόμενο SMS ή ειδοποίηση, ζητώντας του να επιβεβαιώσει αν θα προσέλθει στην εργασία. Αν ο εργαζόμενος δηλώσει ότι δεν μπορεί να έρθει, το σύστημα μπορεί να ξεκινήσει την αναζήτηση αντικαταστάτη και να του παράσχει τις απαραίτητες πληροφορίες για την εργασία.
Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί αυτοματοποιημένη κλήση, στην οποία ο εργαζόμενος μπορεί να απαντήσει μέσω του πληκτρολογίου του τηλεφώνου. Σε περίπτωση καθυστέρησης, το σύστημα μπορεί να ζητήσει εκτιμώμενη ώρα άφιξης και να τη διαβιβάσει στον manager.
Έτσι, η εταιρεία μπορεί να ανταποκριθεί πριν από την έναρξη της βάρδιας και να περιορίσει τις αλλαγές της τελευταίας στιγμής.
📊 Αποτελεσματικότερη διαχείριση εργατικού δυναμικού και λιγότερη χειροκίνητη εργασία
Το PiipAi βοηθά τις εταιρείες να συγκεντρώνουν σε ένα σύστημα πληροφορίες για τον χρόνο εργασίας, την παρουσία και τη διαχείριση του εργατικού δυναμικού. Οι αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις και ροές εργασίας μπορούν να μειώσουν τον διοικητικό φόρτο και να προσφέρουν στους managers σαφέστερη εικόνα των καθημερινών λειτουργιών.
Το PiipAi συγκεντρώνει σε ένα σύστημα την καταγραφή χρόνου εργασίας των εργαζομένων, την παρουσία και τις πληροφορίες διαχείρισης του εργατικού δυναμικού.
Δοκιμάστε το PiipAi δωρεάν για έναν μήνα.
