قد تستغرق الإدارة اليدوية لساعات عمل الموظفين وحضورهم ومهامهم وقتًا طويلًا، كما قد تزيد من مخاطر الأخطاء. وقد يكون ذلك تحديًا خاصًا للشركات التي يعمل موظفوها بنظام المناوبات، أو يتنقلون بين مواقع مختلفة، أو يؤدون مهامًا خارج المكتب.
تجمع PiipAi معلومات ساعات العمل والحضور في نظام واحد. ويساعد ذلك الشركات على تقليل العمل اليدوي، وتحسين تنسيق القوى العاملة، والاستجابة بسرعة أكبر للتغييرات غير المتوقعة.
إليك ثلاثًا من ميزات PiipAi التي تجعل تتبع وقت الموظفين وإدارة حضورهم أكثر كفاءة.
⏱️ تتبع وقت العمل عبر الإنترنت
قد تؤدي سجلات الدوام الورقية أو المُعدّة في جداول البيانات إلى أخطاء، وتستغرق وقتًا طويلًا، وتجعل التحقق من البيانات أكثر صعوبة.
يتيح نظام PiipAi لتتبع وقت العمل عبر الإنترنت للشركات إدارة ما يلي في مكان واحد:
- ساعات العمل؛
- والاستراحات؛
- والعمل الإضافي؛
- والحضور والانصراف.
- أوقات بدء المناوبة وانتهائها.
يمكن تكييف النظام ليتناسب مع إجراءات العمل ومتطلبات كل شركة. إذ يستطيع الموظفون تسجيل ساعات عملهم بسهولة أكبر، بينما يحصل المديرون على نظرة محدّثة لساعات العمل وعبء العمل.
يقلل ذلك من الأعمال الإدارية اليدوية ويساعد على منع الأخطاء في سجلات الوقت.
📍 إدارة القوى العاملة المستندة إلى الموقع
قد تكون بيانات الموقع مفيدة للشركات التي يتنقل موظفوها خلال اليوم بين مواقع أو عملاء أو مناطق عمل مختلفة.
عند تهيئتها على النحو المناسب، يمكن لميزة تحديد الموقع أن توفر نظرة عامة على ما يلي:
- ما إذا كان الموظف قد وصل إلى مكان العمل المحدد؛
- موعد بدء المهمة؛
- ما إذا كان الموظف بحاجة إلى تعليمات أو مهمة جديدة؛
- المنطقة التي يتوفر فيها موظف.
يساعد ذلك الشركات على تخطيط المهام بفاعلية أكبر والتواصل مع الموظفين بسرعة أكبر.
عند استخدام بيانات الموقع، يجب على الشركة تحديد غرض واضح، وجمع المعلومات اللازمة فقط لتنفيذ المهام المرتبطة بالعمل، وإبلاغ الموظفين مسبقًا بكيفية استخدام بياناتهم. وقد لا تكون موافقة الموظف دائمًا أساسًا قانونيًا مناسبًا في علاقة العمل، بسبب اختلال توازن القوى بين صاحب العمل والموظف.
✅ التحقق من الحضور قبل المناوبة
قد يؤدي الغياب أو التأخر غير المتوقع إلى تعطيل سير العمل، لا سيما في الأعمال القائمة على المناوبات أو المواقع.
يساعد التحقق من الحضور قبل المناوبة في PiipAi على تحديد الحالات مسبقًا التي قد لا يصل فيها الموظف إلى العمل في الوقت المحدد.
يمكن للنظام إرسال رسالة نصية قصيرة أو إشعار إلى الموظف، يطلب منه تأكيد حضوره إلى العمل. وإذا أفاد الموظف بأنه لن يتمكن من الحضور، فيمكن للنظام البدء بالبحث عن بديل وتزويده بمعلومات العمل اللازمة.
يمكن أيضًا استخدام مكالمة آلية، تتيح للموظف الرد باستخدام لوحة مفاتيح الهاتف. وفي حال التأخر، يمكن للنظام طلب وقت وصول تقديري وإرساله إلى المدير.
يتيح ذلك للشركة الاستجابة قبل بدء المناوبة والحد من التغييرات في اللحظات الأخيرة.
📊 إدارة أكثر كفاءة للقوى العاملة وأعمال يدوية أقل
تساعد PiipAi الشركات على جمع معلومات ساعات العمل والحضور وإدارة القوى العاملة في نظام واحد. ويمكن للإشعارات وسير العمل المؤتمتة تقليل عبء العمل الإداري ومنح المديرين نظرة أوضح على العمليات اليومية.
تجمع PiipAi معلومات تتبع وقت الموظفين والحضور وإدارة القوى العاملة في نظام واحد.
جرّب PiipAi مجانًا لمدة شهر واحد.
