Οι απουσίες και οι καθυστερήσεις των εργαζομένων μπορούν να διαταράξουν την καθημερινή λειτουργία, να αυξήσουν τον φόρτο εργασίας των υπόλοιπων εργαζομένων και να επιφέρουν πρόσθετο κόστος στην εταιρεία. Οι απρόβλεπτες απουσίες μπορεί να έχουν ιδιαίτερα σημαντικό αντίκτυπο σε εργασίες με βάρδιες, σε συγκεκριμένες τοποθεσίες ή με αυστηρά χρονικά περιθώρια, όπου πρέπει να βρεθεί γρήγορα αντικαταστάτης.
Ας δούμε πώς οι εταιρείες μπορούν να περιορίσουν τον αντίκτυπο των απουσιών και των καθυστερήσεων και να ανταποκρίνονται νωρίτερα σε απρόβλεπτες καταστάσεις.
🚫 Οι απουσίες εργαζομένων μπορούν να επηρεάσουν ολόκληρη τη ροή εργασιών
Η απουσία δεν σημαίνει μόνο ότι κάποιος λείπει μια ολόκληρη εργάσιμη ημέρα. Προβλήματα μπορεί να προκύψουν και από:
- την καθυστερημένη προσέλευση·
- τα υπερβολικά μεγάλα διαλείμματα·
- την πρόωρη αποχώρηση από την εργασία·
- τη μη προσέλευση σε προγραμματισμένη βάρδια·
- την πολύ καθυστερημένη δήλωση απουσίας.
Για παράδειγμα, η απρόβλεπτη απουσία ενός οδηγού φορτηγού μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα να μην παραδοθεί εγκαίρως ένα σημαντικό φορτίο. Στη μεταποίηση, η απουσία ενός εργαζομένου μπορεί να διακόψει ολόκληρο στάδιο της παραγωγής, ενώ στην εξυπηρέτηση πελατών μπορεί να επηρεάσει αρνητικά την εμπειρία των πελατών.
Οι συνέπειες των απουσιών μπορεί να περιλαμβάνουν:
- άμεσες οικονομικές απώλειες·
- χρόνο που δαπανάται για την εύρεση αντικαταστάτη·
- καθυστερήσεις στην εκτέλεση εργασιών και στην τήρηση προθεσμιών·
- αυξημένο φόρτο εργασίας για τους υπόλοιπους εργαζομένους·
- μειωμένη ικανοποίηση των πελατών και πλήγμα στη φήμη της εταιρείας.
✅ Οι έλεγχοι παρουσίας πριν από τη βάρδια βοηθούν τις εταιρείες να ανταποκρίνονται νωρίτερα
Ο έλεγχος παρουσίας πριν από τη βάρδια της PiipAi βοηθά να εντοπίζονται περιπτώσεις στις οποίες ένας εργαζόμενος ενδέχεται να μην προσέλθει εγκαίρως στην εργασία.
Πριν από την έναρξη της βάρδιας, το σύστημα μπορεί να στείλει στον εργαζόμενο SMS ή ειδοποίηση, ζητώντας του να επιβεβαιώσει αν θα προσέλθει στην εργασία. Σε περίπτωση καθυστέρησης, μπορεί επίσης να του ζητηθεί να δηλώσει την εκτιμώμενη ώρα άφιξης.
Έτσι, ο προϊστάμενος ενημερώνεται για την κατάσταση πριν ξεκινήσει η βάρδια και όχι μόνο αφού ο εργαζόμενος δεν έχει προσέλθει εγκαίρως.
Ο περιορισμός των απουσιών των εργαζομένων βοηθά τις εταιρείες να αποτρέπουν λειτουργικές διαταραχές και να αρχίζουν την αναζήτηση αντικαταστάτη πριν από την έναρξη της βάρδιας.
🔄 Αυτόματη αναζήτηση αντικαταστάτη
Αν ένας εργαζόμενος επιβεβαιώσει ότι δεν μπορεί να προσέλθει στην εργασία, το σύστημα μπορεί να ξεκινήσει την αναζήτηση κατάλληλου αντικαταστάτη.
Μια αυτοματοποιημένη ροή εργασιών μπορεί να:
- εντοπίζει διαθέσιμους εργαζομένους που πληρούν τις απαιτήσεις·
- τους στέλνει την προσφορά εργασίας·
- παρέχει πληροφορίες για τον τόπο εργασίας, το πρόγραμμα και τις λεπτομέρειες της ανάθεσης·
- καταγράφει την επιβεβαίωση του εργαζομένου·
- ενημερώνει τον προϊστάμενο όταν βρεθεί αντικαταστάτης.
Έτσι μειώνεται η ανάγκη για χειροκίνητες τηλεφωνικές κλήσεις και μηνύματα, ενώ η διαδικασία αντικατάστασης γίνεται ταχύτερη και ευκολότερη στην παρακολούθηση.
⚙️ Περισσότερα εργαλεία για ομαλότερη διαχείριση του εργατικού δυναμικού
Εκτός από τη διαχείριση των απουσιών, η PiipAi μπορεί να υποστηρίξει και άλλες δραστηριότητες διαχείρισης του εργατικού δυναμικού.
Το σύστημα μπορεί να βοηθήσει με:
- τον αυτόματο έλεγχο διαθεσιμότητας των υποψηφίων·
- τη διαχείριση προγραμμάτων και βαρδιών·
- την ηλεκτρονική καταγραφή χρόνου εργασίας·
- την αποστολή ειδοποιήσεων στους εργαζομένους·
- τη χρήση πληροφοριών τοποθεσίας που σχετίζονται με την εργασία·
- την εύρεση διαθέσιμων εργαζομένων και αντικαταστατών.
Όταν χρησιμοποιούνται πληροφορίες τοποθεσίας, η εταιρεία πρέπει να έχει σαφή σκοπό σχετικό με την εργασία και να ενημερώνει εκ των προτέρων τους εργαζομένους για τον τρόπο συλλογής και χρήσης των δεδομένων τους.
📈 Απουσίες και καθυστερήσεις εργαζομένων: λιγότερες εκπλήξεις και καλύτερη εικόνα
Δεν είναι πάντα δυνατό να αποτραπούν εντελώς οι απουσίες και οι καθυστερήσεις των εργαζομένων. Ωστόσο, οι εταιρείες μπορούν να βελτιώσουν το πόσο γρήγορα ενημερώνονται για μια απουσία και το πόσο αποτελεσματικά ανταποκρίνονται.
Η PiipAi συγκεντρώνει σε ένα σύστημα τους ελέγχους παρουσίας, τις ειδοποιήσεις προς τους εργαζομένους και την αναζήτηση αντικαταστατών. Αυτό συμβάλλει στον περιορισμό των αλλαγών της τελευταίας στιγμής και στην ομαλότερη λειτουργία.
➡️ Δείτε όλα λειτουργίες της PiipAi.
