Fehlzeiten und Verspätungen von Mitarbeitenden können den täglichen Betrieb stören, die Arbeitsbelastung anderer Mitarbeitender erhöhen und zusätzliche Kosten für das Unternehmen verursachen. Unerwartete Abwesenheiten können sich besonders stark auf Schichtarbeit, standortgebundene Tätigkeiten oder zeitkritische Arbeiten auswirken, bei denen schnell Ersatz gefunden werden muss.
Sehen wir uns an, wie Unternehmen die Auswirkungen von Fehlzeiten und Verspätungen verringern und früher auf unerwartete Situationen reagieren können.
🚫 Fehlzeiten von Mitarbeitenden können den gesamten Arbeitsablauf beeinträchtigen
Eine Abwesenheit bedeutet nicht immer, dass jemand einen ganzen Arbeitstag fehlt. Probleme können auch entstehen, wenn Mitarbeitende:
- zu spät kommen;
- übermäßig lange Pausen machen;
- die Arbeit vorzeitig verlassen;
- eine geplante Schicht nicht antreten;
- eine Abwesenheit zu spät melden.
Fällt beispielsweise unerwartet ein Lkw-Fahrer aus, kann eine wichtige Lieferung verspätet eintreffen. In der Fertigung kann die Abwesenheit eines Mitarbeitenden eine ganze Produktionsphase unterbrechen, während sie im Kundenservice das Kundenerlebnis beeinträchtigen kann.
Zu den Folgen von Fehlzeiten können gehören:
- direkte finanzielle Verluste;
- Zeitaufwand für die Suche nach Ersatz;
- Verzögerungen bei Aufgaben und Fristen;
- eine höhere Arbeitsbelastung für andere Mitarbeitende;
- eine geringere Kundenzufriedenheit und ein Imageschaden für das Unternehmen.
✅ Anwesenheitsabfragen vor Schichtbeginn helfen Unternehmen, früher zu reagieren
Die Anwesenheitsabfrage von PiipAi vor Schichtbeginn hilft dabei, Situationen zu erkennen, in denen Mitarbeitende möglicherweise nicht pünktlich zur Arbeit erscheinen.
Vor Schichtbeginn kann das System den Mitarbeitenden eine SMS oder Benachrichtigung senden und sie bitten zu bestätigen, ob sie zur Arbeit erscheinen. Bei einer Verspätung können sie außerdem um eine voraussichtliche Ankunftszeit gebeten werden.
So wird die Führungskraft noch vor Schichtbeginn über die Situation informiert und nicht erst, nachdem der Mitarbeitende nicht pünktlich erschienen ist.
Wenn Fehlzeiten von Mitarbeitenden reduziert werden, können Unternehmen Betriebsunterbrechungen vermeiden und bereits vor Schichtbeginn mit der Suche nach Ersatz beginnen.
🔄 Automatisierte Suche nach Ersatzkräften
Bestätigt ein Mitarbeitender, dass er nicht zur Arbeit kommen kann, kann das System mit der Suche nach einer geeigneten Ersatzkraft beginnen.
Ein automatisierter Ablauf kann:
- verfügbare Arbeitskräfte ermitteln, die die Anforderungen erfüllen;
- ihnen das Jobangebot senden;
- den Arbeitsort, den Zeitplan und die Einsatzdetails bereitstellen;
- die Bestätigung der Arbeitskraft erfassen;
- die Führungskraft benachrichtigen, sobald Ersatz gefunden wurde.
Dadurch sind weniger manuelle Anrufe und Nachrichten nötig, und die Ersatzsuche wird schneller und lässt sich leichter nachverfolgen.
⚙️ Weitere Tools für ein reibungsloseres Personalmanagement
Neben der Verwaltung von Fehlzeiten kann PiipAi auch weitere Aufgaben im Personalmanagement unterstützen.
Das System kann bei Folgendem helfen:
- automatische Prüfung der Verfügbarkeit von Bewerbern;
- Verwaltung von Dienstplänen und Schichten;
- digitale Zeiterfassung;
- Versand von Benachrichtigungen an Mitarbeitende;
- Nutzung arbeitsbezogener Standortinformationen;
- Suche nach verfügbaren Arbeitskräften und Ersatzkräften.
Bei der Nutzung von Standortinformationen muss das Unternehmen einen klaren arbeitsbezogenen Zweck verfolgen und die Mitarbeitenden im Voraus darüber informieren, wie ihre Daten erfasst und verwendet werden.
📈 Fehlzeiten und Verspätungen von Mitarbeitenden: weniger Überraschungen und bessere Übersicht
Fehlzeiten und Verspätungen von Mitarbeitenden lassen sich nicht immer vollständig verhindern. Unternehmen können jedoch schneller von einer Abwesenheit erfahren und wirksamer darauf reagieren.
PiipAi vereint Anwesenheitsabfragen, Benachrichtigungen an Mitarbeitende und die Suche nach Ersatzkräften in einem System. So lassen sich kurzfristige Änderungen reduzieren und Betriebsabläufe reibungsloser aufrechterhalten.
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