Fravær og forsinkelser blant ansatte kan forstyrre den daglige driften, øke arbeidsbelastningen for andre ansatte og påføre virksomheten ekstra kostnader. Uventet fravær kan ha særlig stor innvirkning i skiftbasert arbeid, arbeid på ulike arbeidssteder eller arbeid der tiden er kritisk, og det raskt må finnes en erstatter.
La oss se på hvordan virksomheter kan redusere konsekvensene av fravær og forsinkelser og reagere tidligere på uventede situasjoner.
🚫 Fravær blant ansatte kan påvirke hele arbeidsflyten
Fravær betyr ikke bare at noen uteblir en hel arbeidsdag. Det kan også oppstå problemer når ansatte:
- kommer for sent;
- tar uforholdsmessig lange pauser;
- går tidlig fra jobb;
- uteblir fra et planlagt skift;
- melder fra om fravær for sent.
Uventet fravær blant en lastebilsjåfør kan for eksempel føre til at en viktig levering ikke kommer fram i tide. I produksjonsbedrifter kan fraværet til én ansatt avbryte en hel fase av produksjonen, mens det i kundeservice kan påvirke kundeopplevelsen negativt.
Konsekvensene av fravær kan være:
- direkte økonomiske tap;
- tid brukt på å finne en erstatter;
- forsinkelser i arbeidsoppgaver og tidsfrister;
- økt arbeidsbelastning for andre ansatte;
- lavere kundetilfredshet og skade på virksomhetens omdømme.
✅ Kontroll av oppmøte før skiftstart gjør det mulig for virksomheter å reagere tidligere
Oppmøtekontrollen før skiftstart fra PiipAi bidrar til å identifisere situasjoner der en ansatt kanskje ikke kommer på jobb i tide.
Før skiftet starter kan systemet sende den ansatte en SMS eller et varsel og be vedkommende bekrefte om hen kommer på jobb. Ved forsinkelse kan den ansatte også bli bedt om å oppgi forventet ankomsttid.
Da får lederen kjennskap til situasjonen før skiftet starter, i stedet for først etter at den ansatte ikke har møtt opp i tide.
Ved å redusere fraværet blant ansatte kan virksomheter forebygge driftsforstyrrelser og begynne å finne en erstatter før skiftet starter.
🔄 Automatisk søk etter erstatter
Hvis en ansatt bekrefter at vedkommende ikke kan komme på jobb, kan systemet begynne å finne en passende erstatter.
En automatisert arbeidsflyt kan:
- identifisere tilgjengelige arbeidstakere som oppfyller kravene;
- sende dem jobbtilbudet;
- oppgi arbeidssted, arbeidstid og detaljer om oppdraget;
- registrere arbeidstakerens bekreftelse;
- varsle lederen når en erstatter er funnet.
Dette reduserer behovet for manuelle telefonsamtaler og meldinger og gjør det raskere og enklere å følge med på prosessen med å finne en erstatter.
⚙️ Flere verktøy for enklere personaladministrasjon
I tillegg til å håndtere fravær kan PiipAi støtte andre aktiviteter innen personaladministrasjon.
Systemet kan bidra med:
- automatisk kontroll av kandidatenes tilgjengelighet;
- administrasjon av arbeidsplaner og skift;
- digital tidsregistrering;
- utsending av varsler til ansatte;
- bruk av stedsinformasjon knyttet til arbeidet;
- å finne tilgjengelige arbeidstakere og erstattere.
Når stedsinformasjon brukes, må virksomheten ha et tydelig arbeidsrelatert formål og informere de ansatte på forhånd om hvordan opplysningene deres vil bli samlet inn og brukt.
📈 Fravær og forsinkelser blant ansatte: færre overraskelser og bedre oversikt
Det er ikke alltid mulig å forhindre fravær og forsinkelser blant ansatte helt. Virksomheter kan likevel bli raskere oppmerksomme på fravær og håndtere det mer effektivt.
PiipAi samler oppmøteoppfølging, varsler til ansatte og søk etter erstattere i ett system. Dette bidrar til å redusere endringer i siste liten og sørge for at driften går smidigere.
➡️ Se alle PiipAi-funksjoner.
